Spendlinq

Spendlinq helpt organisaties hun Source-to-Pay-proces te verbeteren en te digitaliseren. Dat is het volledige traject van leveranciersselectie en inkoop tot contractbeheer, facturatie en betaling. Spendlinq combineert inhoudelijke expertise met digitale oplossingen om dit proces slimmer, efficiënter en transparanter te maken. Ze begeleiden organisaties bij digitale transformaties, helpen bij het kiezen en implementeren van de juiste tools en zorgen dat mensen, processen en technologie goed op elkaar aansluiten.

Doel: Spendlinq gebruikt voor het verzamelen van informatie van de software leveranciers zeer uitgebreide en arbeidsintensieve Excel sheets. Ze zijn op zoek naar een digitaal platform wat hun Excel sheets vervangt en waarbij een groot deel van de informatie per leverancier geatomatiseerd wordt

Note: Privacygevoelige informatie in deze case is geanonimiseerd door middel van dummy content.

Full Service Concept Spendlinq

Strategie
Spendlinq helpt organisaties bij het bepalen van een heldere Source-to-Pay-strategie. Samen brengen zij doelen, processen en knelpunten in kaart en vertalen dit naar een toekomstbestendige aanpak. De focus ligt op het creëren van grip op uitgaven, leveranciers en risico’s, met oog voor mens, organisatie en technologie.

Oplossing
Op basis van de strategie levert Spendlinq een full-service oplossing: van toolselectie tot implementatie van digitale Source-to-Pay-oplossingen, zoals een centraal portal. Spendlinq combineert inhoudelijke expertise met praktische ondersteuning en zorgt dat processen, data en systemen goed op elkaar aansluiten.

Succes
Spendlinq blijft betrokken tot de oplossing daadwerkelijk werkt in de praktijk. Door verandermanagement, training en continue optimalisatie zorgen zij voor adoptie, meetbare resultaten en blijvend succes in het Source-to-Pay-proces.

Kernwaarden Source-to-Pay

Source-to-Pay verandert snel door de opkomst van AI analytics en automatisering. Inkoopprocessen worden slimmer, meer datagedreven en steeds meer met elkaar verbonden. Source-to-Pay ontwikkelt zich tot een intelligent systeem dat organisaties meer grip, snelheid en waarde biedt in hun inkoop- en leveranciersmanagement. De transitie van Excel naar een portal is dan ook een logische stap waardoor Spendlinq sneller en efficiënter meerwaarde kan bieden voor haar klanten.

Branding

De branding van Spendlinq is ontworpen door een externe agency gespecialiseerd in strategie. Deze samenwerking zorgde voor een vloeiende overgang van huisstijl naar UX ontwerp. Spendlinq maakt gebruik van felle kleuren wat past bij het moderne karakter van het bedrijf.

Back-end Processes

In de huidige Excel lijsten wordt er heel veel belangrijke informatie gebruikt die eenvoudig te automatiseren valt door middel van gebruikersrollen, zoals de namen van de eerste en tweede beoordelaars, profielen van leveranciers en hun verantwoordelijkheden per afdeling en de specifieke informatie per softwarepakket wat daar bij komt kijken. Vandaar dat er een veel simpelere interface mogelijk is met de overgang naar een portal. Dit bespaard ook veel tijd voor de source-to-pay specialisten van Spendlinq.

Optimised for Efficiency

Alle Source-to-Pay specialisten bij Spendlinq zijn gewend aan de functionaliteiten van Excel. Ondanks dat het niet voor een efficiënte workflow zorgt, zijn deze patronen wel gewenst. De overgang naar het onbekende zorgde voor een kleine weerstand bij deze doelgroep. Om deze overgang zo natuurlijk mogelijk te laten voelen heb ik in de lay-out de cellenstructuur (van links naar rechts) zoals in Excel kunnen behouden. Het invullen van de vragen, plaatsen van opmerkingen en geven van feedback gaat nu op een manier wat veel meer past bij de nieuwe workflow.

User Testing

Het functionele ontwerp (wireframes) heb ik uitvoerig kunnen testen met één van de doelgroepen. De functionaliteiten die zijn opgezet aan de hand van de feature brainstorm zijn ook bedoeld voor deze doelgroep. Uit deze tests zijn voornamelijk kleine aanvullingen en wijzigingen gekomen zoals; toevoegen van tooltips, toevoegen van iconen voor extra leesbaarheid, grafische weergave van de voortgang en het inklappen van niet relevante informatie. Het concept werd positief ontvangen, maar wel merkte ik een kleine weerstand voor de overgang vanuit Excel.

Tijdens de volgende sprint ga ik aan de slag met het leveringsportaal, waarna ik ook met deze doelgroep de gelegenheid zal krijgen om te testen.

Final Design

In het final design ben ik dichtbij de huisstijl gebleven. Er zijn wat gradients toegevoegd op het dashboard en de feedback vanuit de user tests is verwerkt. Momenteel ligt dit gedeelte van het ontwerp bij de ontwikkelaar voor de eerste sprint. Het ontwerp zal ontwikkelt worden in Retool.